روز بدون ايميل!

سال گذشته شرکتی به نام PBD در پی نگرانی مدیرعامل از وابستگی کارمندان به ارتباطات مجازی روزهای جمعه را به عنوان «روز بدون ایمیل» اعلام کرد.

صندوق‌های پر از ایمیل و درگیری بیش از حد کارمندان با مقوله نامه‌های الکترونیکی، شرکت‌ها را به اتخاذ تصمیمی جدی انگیخته است.

در همین راستا، شرکت اینتل آخرین شرکتی است که روزی را به عنوان «روز بدون ایمیل» نامگذاری کرده است.جمعه‌ها، 150 تن از مهندسان این شرکت برای ارتباط با یکدیگر از راه‌های سنتی و منسوخ گذشته استفاده می‌کنند.البته این نامگذاری به معنی ممنوعیت کامل ایمیل در سازمان نیست، اما در روزهای مذکور بر روی ارتباط رودررو و تلفنی تاکید شده است.

چندی پیش، پاول اتلینی (Paul Otellini)، مدیر عامل اینتل، در پیغامی از کارمندانی که برای ارتباط با همکارانشان به فرستادن ایمیل اکتفا کرده و از ملاقات‌های رودرو صرف‌نظر می‌کنند، انتقاد کرد.

تجربه سایرین

ایده کنار گذاشتن ایمیل در روزهای خاص، یک طرح جدید محسوب نمی‌شود و شرکت‌های متعددی از فواید ترک صندوق‌های مجازی‌شان برای یک روز در هفته آگاه شده‌اند که شرکت‌های Cellular، Deloitte و Touche از این دسته‌اند. سال گذشته شرکتی به نام PBD در پی نگرانی مدیرعامل از وابستگی کارمندان به ارتباطات مجازی روزهای جمعه را به عنوان «روز بدون ایمیل» اعلام کرد و پس از گذشت چهار ماه شرکت توانست به موفقیت چشمگیری در زمینه کار گروهی، روحیه کارکنان و همچنین بازدهی عملیاتی دست یابد.

استرس ایمیلی

شرکت تحقیقاتی رادیکاتی (Radicati Group)، اعلام کرد که در سال 2006 کارمندان آمریکایی را به طور متوسط روزانه 37 ایمیل فرستادند که این تعداد برای پایان سال جاری 47 ایمیل تخمین زده می‌شود.

مطالعات دیگری که از سوی محققان دانشگاه‌های گلاسگو و Paisley صورت گرفت، نشان داد که یک سوم از کارمندان با نگرانی حاصل از حجم بالای ایمیل‌ها روبه‌رو هستند.

با بررسی رفتار افراد معلوم شد که گروه پر شماری از کارمندان بیش از 30 تا 40 بار در ساعت به صندوق ایمیل‌شان سر می‌زنند.

ماریو هیر (Mario Hare)، از محققان دانشگاه Paisely معتقد است که تضاد میان تعداد دفعاتی که کاربران تصور می‌کنند ایمیل‌شان را چک کرده‌اند با تعداد واقعی سرزدن به صندوق‌ پستی مجازی، از موارد مساله ساز در این زمینه است.

وی می‌گوید: قوانین مربوط به چک کردن صندوق ایمیل را هر فرد شخصا و به صورت ذهنی تدوین می‌کند و واکنش‌های افراد کاملا متفاوت است. به عنوان مثال، برخی با خونسردی نسبت به ایمیل‌های دریافتی برخورد می‌کنند، در حالی که برخی دیگر به صورت آنی به ایمیل‌های‌شان پاسخ می‌دهند. این محقق اعتقاد دارد کنار گذاشتن ایمیل در روزهای خاصی از هفته برای کارمندانی که به تمرکز بیش‌تر در محل کار نیازمندند، بسیار موثر خواهد بود. کنارگذاشتن ایمیل یک روش عمومی پذیرفته شده برای کاهش استرس و افزایش بازدهی محسوب نمی‌شود.

آلن الیوت (Alan Elliot)، مدیر بخش توسعه تجاری متخصصان ایمیل در شرکت Mirapoint می‌گوید: به جای توقف ایمیل‌ها در پایان هفته، که تنها به بیش‌تر شدن کار در روز اول هفته بعد می‌انجامد، بهتر است پیمانکاران، استفاده و مدیریت مناسب ایمیل را به کارکنان‌شان بیاموزند.

تصور ایمیل به عنوان هیولایی که منابع سازمان را می‌بلعد و حذف آن به بازدهی بیش‌تر می‌انجامد، به منزله نفی یکی از واقعیت‌های زندگی تجاری امروز است.

با همه این تفاسیر، شرکت بزرگ اینتل مصمم است شیوه‌های نوینی را با گذراندن یک نیم روز در هفته به صورت آفلاین در پیش گیرد که با طبیعت همیشه آنلاین دفاتر کار امروزی، کمی متفاوت است.